こんにちは。（プロフィールはこちら ）
海外の翻訳会社とのやり取りや過去の海外勤務などを振り返って思うのが、海外は日本と比べるとメールの返信が遅い傾向にあるということです。メールひとつとっても、日本と海外の違いが見えるような気がします。
一番遅かったのは約6か月後の返信
海外の某翻訳会社にプロフィールの更新をお願いしたところ、返事がきませんでした。
重要度はそこまで高くなかったので、返信がなくても別に問題はないと思ってたのですが、なんと約6か月後に突然返信があったのです。時間が経っていたのでメールしたことも忘れそうになっていました。
「ごめんなさい。このメールに返信してませんでした。プロフィール更新しました！」と書いてありましたが、約6か月前のメールをなぜ、どうやって見つけ出したのか？と、そっちのほうが気になりまりました。日々たくさんのメールがきてるはずだし、その中から自分が返信していないものだけを見つけ出すのはなかなか大変そうです。
休暇中はすごく遅い
海外では長い休暇を取る人がたくさんいます。日本人だと長くてもせいぜい1週間ぐらいでしょうか？海外だと2週間、3週間取る人が普通にいっぱいいます。
長い夏休みを取る人が特に多く、夏に連絡すると「休暇中です」の自動メールが返ってくることが頻繁にあります。「今私は旅行中なの」とか「今私は○○にいるのよ～」というカジュアルな書き方をしてくる人もいて、そういう肩の力の抜けた感じが、日本育ちの私にはなんだかうらやましいです。
担当者が休暇中のときは、代理の人がいれば答えてくれるときもありますけど（すぐには返ってこない）、担当者が休みから戻ってくるまでは何も進まないこともあります。
トライアルに関する質問への返信もわりと遅い
海外の翻訳会社のトライアルを受けるとき、納期調整の可否とか、コメントは書いてもいいのかとか、事前に確認したいこともあるんですが、その返信が遅いことがたまにあります。
返事が異常に遅い、回答がめちゃくちゃ、というところもあったので、結局トライアル受験を断念したこともあります。
まあトライアルは実案件じゃないから、翻訳会社も対応が後回しになってしまうのかなとは思うけど、日本だと返信が本当に早いので、それに慣れていると「おっせ～」と思ってしまうことは正直ある。
すべての質問には答えてくれない…なぜ？
これが一番厄介。これは海外とのやり取りにおける一番の特徴だと思っています。国によって、人によって違うだろうからいつでもそうだとは言わないですけど、複数の質問をしてるのにすべての質問には答えてくれないということは何度も経験しています。
私が海外勤務していた時に現地の日本人も言ってたことなんですけど、メールに書いた質問の一部にしかなぜか答えてくれないのです。
たとえばこういうことです。私は相手にとってなるべく分かりやすいように、質問を箇条書きにしてできる限り短くしたメールを作成して送りました。それはやり取りを1回で終わらせたいからです。こんな感じのメールです。
1.～は…でいいですか？
2.○○はありますか？
3.〇月×日のご都合はいかがですか。
4.○○とのことですが××はどうでしょうか。
この質問に関する返信に、2と3への回答はあるけどなぜか1と4はスルーされている、なんてことが本当によくありました。これは特定の人に限った話ではなく、いろんな人がこんな感じのメール対応だったんです。
自分が書いたメールを何度も読み直したけど、文法も正しいし、単語もわかりやすく、絶対に誰でも理解できる質問のはずなのに、答えがない。
その点はあとで答えます、とも言ってくれない。
最初のうちは、なんで全部に答えないのかとても不思議だったし、1回のメールのやり取りで終わらせたいのに仕事が増えてしまって少しイライラしました。できればメールを書く回数は少なくしたいですから。
仕方ないから、回答のない部分はもう一度メールで聞いたり、電話かけたりして、二度手間で面倒だったけど、臨機応変に対応しました。
こういうのも、日本だとないんですけどね。国民性なんでしょうか。
重要度高いメールは返信が早いので良かった～
ここまで書いたように、やっぱり海外では日本と比べるとメールの返信が遅い傾向にあると思うんです。ほかの日本人も同じことけっこう言うんですよね。
しかし、重要度がとても高いメールの返事だけは早いというのも特徴です。考えてみれば、これさえも遅かったらビジネス成り立ちません。
今取引をしている海外の翻訳会社は、重要度が高いメール（案件や支払いに関すること）などは当日中に返信してくれることが普通です。遅くても2日後。
日本だと基本的にどんなメールでも迅速かつ丁寧に返信、というスタイルで、海外だと重要度の高いものから片付けて、低いのは後回しで数日～数週間後、場合によっては私が経験したみたいに半年後に返信なんてこともある、という印象です。
日本人は返信とても早い。丁寧だけど、催促されることもあり
日本の会社はメール返信がとても早く、文面がとても丁寧です。従業員が多いからなのか、ものすごいスピードでこなしているからなのか、理由は分からないけど、とにかく返信が早いです。
同じスピード感が私にも期待されているようで、そこまで緊急性が高くないようなメールでも、当日中に返信しなかったら催促が来たということがあります。
日本人のメール対応のもうひとつの特徴として、「自分が悪くなくても謝る」というがあります。たとえば、あるシステムでエラーが発生した時、翻訳会社の人のせいじゃないのに丁寧に謝られたことが日本ではありましたが、海外の翻訳会社の人からは「エラー発生してるからちょっと待ってて」っていう一行メールがきただけです。
日本では自分に非があるわけではないときでも謝っておくことが、コミュニケーションを滑らかに穏やかに進める秘訣になっているように思います。
重要なメールの返信も遅かったら遠慮せずに催促すべき
このように、外国人と日本人ではメール対応に違いがあるように思いますが、そういった違いによって大きな問題が発生したということは今までありません。返信が遅かったり、そっけなかったりするだけで、もう一度問い合わせたり待ったりする心の余裕を持てるようにすれば普通は業務に差支えはありません。
ただし、すごく重要なメールは土日などの休業日を除いて24時間以内、遅くても2日後には返ってくるのが普通なので、なければ催促したほうがいいと思います。
私はこれまで、翻訳料金の入金に遅延が発生したときや入金された翻訳料金が間違っていたときなどにメールを送って、そのあと念のために催促のメールも送りました。
そういった内容は世界共通で重要事項ととらえられているようで、まともな会社なら対応はとても早いです。もし最重要事項においてさえ対応が遅かったら、その会社からは離れることを検討してもいいかもしれません。
