こんにちは、アンです（プロフィールはこちら ）。
私は今フリーランス翻訳者として海外の翻訳会社と頻繁にやり取りをしています。過去にはしばらく海外で働いていました。
それで、最近改めて思うのが、やっぱり海外は日本と比べるとメールの返信が遅い傾向にあるということです。メールひとつとっても、日本と海外の違いが見えるような気がします。
一番遅かったのは約6か月後の返信
海外の某翻訳会社にプロフィールの更新をお願いしたところ、返事がきませんでした。
重要度はそこまで高くなかったので、返信がなくても別にいいやと思ってたのですが、なんと約6か月後に突然返信が。時間が経っていたのでメールしたことも忘れそうになっていました。
「ごめん！このメールに返信してなかった！プロフィール更新しました！」って書いてありましたが、約6か月前のメールをなぜ、どうやって、このタイミングで見つけ出したのか？と、そっちのほうが気になりましたね…日々たくさんのメールがきてるはずだし、その中から自分が返信していないものだけを見つけ出すのはなかなか大変そうです。
休暇中はすごく遅い
海外では長い休暇を取る人がたくさんいます。日本人だと長くてもせいぜい1週間ぐらいでしょうか？海外だと2週間、3週間取る人が普通にいっぱいいます。
長い夏休みを取る人が特に多く、夏に連絡すると「休暇中です」の自動メールが返ってくることが頻繁にあります。「今私は旅行中なの」とか「今私は○○にいるのよ～」とか、書く人もいますねえ。
そういう時は、代理の人がいれば答えてくれる時もありますけど（それもすぐには返ってこない）、元の担当者が休みから戻ってくるまでは何も進まないこともあります。
トライアルに関する質問への返信もわりと遅い
海外の翻訳会社のトライアルを受ける時、納期調整の可否とか、コメントは書いてもいいのかとか、事前に確認したいこともあるんですけど、その返信がやや遅いことがたまにあります。
返事が異常に遅い、回答がめちゃくちゃ、というところもあったので、結局トライアル受験を断念したところもあります。
まあトライアルは実案件じゃないから、翻訳会社も対応が後回しになってしまうのかなとは思うけど、日本だと返信が本当に早いので、それに慣れていると「おっせ～」と思ってしまうことは正直ある。
すべての質問には答えてくれない…なぜ？
これが一番厄介！！！でも、これ本当に特徴だなと思いました。国によっても違うかもしれないから、どこの国の人もそうだとは言いませんけど、もちろん。
私が海外勤務していた時に現地の日本人も言ってたことなんですけど、メールに書いた質問の一部にしかなぜか答えてくれないのです！
たとえばこういうことです。私は相手にとってなるべく分かりやすいように、質問を箇条書きにしてできる限り短くしたメールを作成して送りました。それはやり取りを1回で終わらせたいからです。こんな感じのメールです。
1.～は…でいいですか？
2.○○はありますか？
3.〇月×日のご都合はいかがですか。
4.○○とのことですが××はどうでしょうか。
この質問に関する返信に、2と3への回答はあるけどなぜか1と4はスルーされている、なんてことが本当によくありました。
これは特定の人に限った話ではなく、いろんな人がこんな感じのメール対応だったんです。
自分が書いたメールを何度も読み直したけど、文法も正しいし、単語もわかりやすく、絶対に誰でも理解できる質問のはずなのに、答えがない。
その点はあとで答えますとも言ってくれない。
最初のうちは、なんで全部に答えないのかとても不思議だったし、1回のメールのやり取りで終わらせたいのに仕事が増えてしまって少しイライラしました。できればメールを書く回数は少なくしたいですから。
仕方ないから、回答のない部分はもう一度メールで聞いたり、電話かけたりして、二度手間で面倒だったけど、臨機応変に対応しました。
こういうのも、日本だとないんですけどね。国民性なんでしょうか。
重要度高いメールは返信が早いので良かった～
ここまで書いたように、やっぱり海外では日本と比べるとメールの返信がやや遅いように思うんです。他の日本人も同じことけっこう言うんですよね。
しかし、重要度がとても高いメールの返事だけは早いというのも特徴だと思っています。考えてみれば、これさえも遅かったらビジネス成り立ちません。
今取引をしている海外の翻訳会社は、重要度が高いメール（案件や支払いに関すること）などは当日中に返信してくれることが普通です。遅くても2日後。
日本だと基本的にどんなメールでも迅速かつ丁寧に返信、海外だと重要度の高いものから片付けて、低いのは後回しで数日～数週間後、場合によっては私が経験したみたいに半年後に返信なんてこともある、という感じです。
あくまでも私の印象です。
日本人は返信とても早い。丁寧だけど、催促されることもあり
日本の会社はメール返信がとても早く、文面がとても丁寧です。
従業員が多いから対応できているのか？人数は多くないけどものすごいスピードでこなしているのか？理由は分からないけど、とにかく返信が早いです。
同じスピード感が私にも期待されているようで、そこまで緊急性が高くないようなメールでも、当日中に返信しなかったら催促が来たということがあります。
質問した側としてはメール返信が早く来た方がうれしいし助かるけど、回答する側としては当日中の返信を催促されるのは追いかけられているような感じがして苦しいですね～。「私への返信ははやくしろ、でも私はゆっくり返信するからね」というわがままな私。（実際には仕事関係のメールにはとても早く返信しています！）日本人はもう少し、外国のゆっくりペースを取り入れて慣れたほうがいいのだろうか？
日本人のメール対応のもうひとつの特徴として、「自分が悪くなくても謝る」というがあります。
たとえば、あるシステムでエラーが発生した時、翻訳会社の人のせいじゃないのに丁寧に謝られたことが日本ではありましたが、海外の翻訳会社の人からは「エラー発生してるからちょっと待ってて！」っていう一行メールがきただけです。
重要なメールの返信も遅かったら遠慮せずに催促すべき
このように、外国人と日本人ではメール対応に違いがあるように思いますが、通常は特に問題がありません。返信が少し遅かったり、そっけなかったりする可能性はありますが、業務に差支えはありません。
ただし、すごく重要なメールは土日などの休業日を除いて24時間以内、遅くても2日後には返ってくるのが普通なので、なければ催促したほうが良いと思います。
私はこれまで、翻訳料金の入金に遅延が発生したときや入金された翻訳料金が間違っていたときなどにメールを送って、そのあと念のために催促のメールも送りました。
そういった内容は世界共通で重要事項ととらえられているようで、まともな会社なら対応はとても早いです。もし対応が遅いなど何かおかしいところがあれば、そういった会社からは離れたほうがいいと思います。
